Indicadores

No recente encontro com os multiplicadores do Empreender em Brasília um dos temas que foi debatido foi o de como definir indicadores? Quais os indicadores validos e como apresentar o tema aos novos consultores.

Gostaria de apresentar aqui alguns dos indicadores que tenho utilizado na maioria dos programas e projetos em que tenho participado. O objetivo não é o de sentar cátedra e dizer que são estes. O objetivo é o de contribuir com a experiência e aprender abrindo um espaço de dialogo e de compartilhamento do conhecimento

Indicadores 

Indicadores são sempre um dos pontos claves a ser definidos quando se trata de núcleos. Definir indicadores é um desafio. Há uma tendência em preferir indicadores quantitativos em lugar de indicadores qualitativos. Indicadores quantitativos são mais fáceis de levantar, indicadores qualitativos e indicadores de impacto exigem mais trabalho e muitas vezes são difíceis de identificar e levantar.

O primeiro ponto é a importância de inculcar entre os empresários que participam do projeto a cultura do monitoramento, dos indicadores e da busca de resultados. Não como uma imposição, mas como um instrumento para a gestão. Nenhuma ação deve ser levada adiante sem definir antes quais os indicadores que nos permitirão avaliar o seu impacto.

Quando se definem indicadores é importante entender que precisamos definir indicadores para todos os níveis do projeto. Indicadores que nos permitam medir e avaliar como os núcleos impactam na ACE (Associação Empresarial). Que permitam acompanhar o desempenho do consultor de núcleos (Conselheiro) e poder estabelecer parâmetros de comparação com outros professionais em outras ACEs, em outros estados ou até em outros países. Indicadores que permitam medir o desenvolvimento dos núcleos, das empresas e dos empresários.

Assim ganha força e faz mais sentido trabalhar com indicadores que nos permitam ter uma visão mais ampla do todo e que estejam inter-relacionados. Numero de núcleos exclusivamente não é um indicador significativo, precisaremos de outros indicadores para poder ter elementos de medição e avaliação. Só listar numero de empresários participando do Empreender (Nucleus Approach) tampouco, mas fazer uma correlação entre empresas participantes, numero de núcleos e numero de consultores (conselheiros) nos permite fazer uma leitura melhor e mais apurada do desenvolvimento do Empreender (Nucleus Approach).

Relacionamos a seguir uma serie de indicadores utilizados na maioria de projetos de cooperação e que podem servir de referencia. Acrescentamos aos indicadores alguns comentários sobre o porquê de cada um deles e quais informações eles proporcionam e como utiliza-los.

1.- Numero de núcleos - Quantidade e por setores.

É o indicador quantitativo básico.

2.- Numero de empresários participando nos núcleos - por núcleo, por gênero. Dados totais e %

Quantos empresários/as. Em todos os projetos de cooperação internacional o elemento gênero tem um peso significativo e há objetivos específicos com relação ao numero de mulheres participantes no projeto.
Neste ponto é importante destacar a importância do indicador "Quantidade de empresas" porque esse é o indicador mais importante. A unidade econômica base para construir a matriz de sustentabilidade do Empreender (Nucleus Approach) é a empresa e não o numero de núcleos.

3.- Atividades realizadas.

De novo este é um indicador quantitativo. Cada núcleo relaciona as atividades realizadas, para posteriormente poder avaliar cada uma delas, comparar os núcleos mais ativos, os consultores mais produtivos. Um alerta neste ponto é prestar atenção ao tipo e complexidade das atividades, uma palestra de uma hora de duração aparecera com o mesmo peso que um curso de formação ou uma atividade de treinamento mais complexa.
Neste ponto o indicador nos permite acompanhar a quantidade, tipo, nível, frequência das atividades que cada núcleo realiza e comparar com outros núcleos e outros consultores

4.- Numero de reuniões - total de reuniões, por núcleo, participantes por reunião.

A base da metodologia dos núcleos requer que os empresários se reúnam periodicamente (frequência mensal é o recomendado)

Reuniões mais frequentes ou mais espaçadas indicam uma desconformidade e devem ser analisadas. Quando Núcleos deixam de se reunir ou tem queda significativa no numero de participantes por reunião há um problema que deve ser resolvido. Do mesmo modo, realizar mais reuniões das necessárias deve ser visto também como um problema. É importante lembrar que pode haver motivos que justifiquem uma maior frequência de reuniões (preparação de um evento ou uma atividade importante) ou um maior espaçamento entre reuniões (ferias).

5.- Media de empresas por núcleo

Em projetos em que o foco é o numero de núcleos há uma tendência em ter núcleos com menor numero de participantes. Mais núcleos quer dizer mais reuniões, mas atividades e mais trabalho para atender a um menor numero de empresas. Núcleos com 8 ou menos participantes são menos interessantes, menos eficazes e correm um risco maior de desaparecer. Por isso é importante definir indicadores que elevem a media de empresas por núcleo. Núcleos com 14 ou 16 membros são mais interessantes e tem mais massa critica que núcleos menores. Tampouco são interessantes núcleos com mais de 22 ou 24 membros. Grupos grandes demais são difíceis de gerir e a metodologia não pode ser aplicada adequadamente.

6.- Media de reuniões por núcleo

O objetivo é buscar a maior efetividade. Mais reuniões não são um indicativo de qualidade. Organizar bem as reuniões, definir bem os objetivos e alcançar os resultados previstos é um indicador de qualidade do trabalho do consultor. A media de reuniões deve ser comparada com o numero de atividades realizadas, o numero de empresários participantes e satisfeitos. O ponto aqui não é mais ou menos reuniões, mas a quantidade certa para obter os resultados propostos. A media deve ser de 10 reuniões por ano.

7.- Media de participantes por reunião.

É importante entender que a dinâmica do núcleo requer a participação do empresário nas reuniões. Se houver uma variação muito grande entre o numero de participantes de uma reunião a outra é um indicador de problemas. Se os empresários só participam esporadicamente ou quanto se realiza uma atividade conjuntamente com a reunião, quer dizer que as reuniões não são interessantes, não trazem respostas para seus problemas e eles preferem não participar. Quando empresários optam por participar só de algumas reuniões ou ainda pior, quando não participam das reuniões mas participam das atividades é um indicador importante da qualidade do trabalho do consultor. Um núcleo sadio, atuante e motivado mantém uma media de participantes elevada, em media 80%. Medias menores demandam ações corretivas.

8.- Tempo x Atividades - Total de empresários participando nas atividades dos núcleos.

É um indicador quantitativo que oferece números significativos. O total de horas que os empresários dos núcleos dedicam a atividades de capacitação, formação e promoção. Esses dados tem importância se comparados com os de empresários do mesmo segmento ou perfil que não participam dos núcleos.

O resultado deste indicador será o total de horas/homem investidas ou dedicadas ao aprimoramento técnico e profissional e quando comparado com grupos "testemunha" pode nos mostrar porque as empresas dos núcleos tem um desempenho melhor que as que não participam dos núcleos. Independentemente desses dados comparados, os números absolutos são representativos e significativos para sensibilizar entidades de apoio e doadores a subvencionar as atividades do grupo.

9.- Total e % de empresários pagando pelo serviço.

O melhor indicador de satisfação é o pagamento pelo serviço de Núcleos setoriais. Quando o empresário paga pelo serviço é porque acha que aquele serviço lhe traz um beneficio maior que o custo que tem. Empresários que não pagam ou núcleos com baixo índice de pagamentos são um indicador de baixo desempenho.

É frequente que numa mesma ACE (Associação empresarial) encontremos com um mesmo consultor núcleos com 100% de adimplência e núcleos com altos índices de inadimplência.

Quando é possível identificar, em ACEs com mais de um consultor ou comparando diversos consultores da mesma região ou estado percentuais diferentes de pagamento é um indicador do nível de satisfação com o trabalho do consultor.

10.- Número de consultores - Número de núcleos por consultor, número de empresas por consultor.

Os conceitos de produtividade dos consultores e de sustentabilidade do Empreender estão diretamente ligados a estes indicadores.

Um consultor que trabalhe 5 ou 6 núcleos com 10 a 12 empresas em media, não será sustentável e não estará trabalhando na sua melhor produtividade. Em outras palavras não se pagara e o serviço que prestará para a ACE não será rentável. O primeiro ponto importante é não utilizar o número de núcleos como um indicador de produtividade do consultor, e passar a trabalhar sempre em termos de numero de empresas atendidas.

Entre dois consultores que atendam 100 empresas cada um, se um atende 10 núcleos com 10 empresas e o outro atende 5 núcleos com 20 empresas, o segundo será mais eficiente, porque o objetivo de atender a 100 empresas será alcançado com menos reuniões, com menos trabalho e terá mais tempo para seu desenvolvimento profissional, seu aprimoramento técnico ou para atender um maior numero de empresas.

Um consultor deve atender 100 empresas para conseguir seu ponto de equilíbrio e dar retorno para a ACE (Associação Empresarial). O calculo é que cada empresário que participa dos núcleos pagara 1/100 do custo do consultor.

Muitos países utilizam o principio da remuneração do consultor por resultados. Consultores mais produtivos recebem remunerações maiores. Consultores que se dediquem só parcialmente aos núcleos recebem um pagamento proporcional. É um sistema de remuneração justo e que estimula o aumento do numero de empresas beneficiadas.

11.- Diagnósticos ou Planos de Ação concluídos

O resultado de cada núcleo dependera do seguimento da metodologia. Para que os núcleos alcancem seus objetivos é preciso que cada núcleo tenha seu diagnostico e que seja atualizado anualmente. O diagnostico deve ser apresentado ao grupo e analisado conjuntamente. Será o diagnostico quem ajudara o grupo a priorizar as ações a realizar.

Do mesmo modo cada núcleo precisa ter seu plano de ação concluído, atualizado e em implementação.

O analise dos diagnósticos de cada núcleo, por setor e em conjunto é uma base de informação primaria da maior importância para definir estratégias de apoio as empresas MPEs, ajudar a formatar políticas publicas de apoio a setores específicos ou para todas as empresas MPEs.

12.- Numero de empregados. Quantidade inicial e incremento ou redução. Total de empregados nas empresas participantes nos núcleos e segmentado por núcleo.

As empresas nucleadas tem maior capacidade de gerar emprego, esta informação esta comprovada em todos os países em que os núcleos tem sido introduzidos como metodologia de desenvolvimento e de melhoria da competitividade sistêmica. De pouco serve gerar mais empregos se estas informações não estão disponíveis e divulgadas. É importante poder demostrar esta capacidade com indicadores verazes. Além disso é preciso identificar os setores com maior capacidade de geração de emprego, alias esse deveria ser em muitos casos um dos critérios, entre outros para seleção de setores.

Conhecer o total de empregos que as empresas nucleadas tem, quantos empregos novos foram criados e ainda comparar estes dados com os resultados de empresas do mesmo porte e setor que não participam do Empreender (Nucleus Approach) é importante para poder sensibilizar os governos da necessidade de apoiar com mais recursos as empresas que participam dos núcleos.  Criar e manter empregos é um ponto importante pouco divulgado.

13.- Historias de sucesso. “Cases”

Registrar e compartilhar as historias de sucesso, os chamados “cases” é um indicador que merece atenção. A maioria de consultores não tem por habito registrar os bons resultados de uma forma que possam ser divulgados e compartidos com outros consultores, outras ACEs (Business Associations) e outros núcleos. É recomendável que cada consultor tenha indicadores claros de numero de historias de sucesso para relatar. Pode ser uma por núcleo no mínimo ou podem ser mais. O interessante neste caso é não estimular só o registro das grandes historias de sucesso, também é importante registrar as pequenas ações que mesmo aparentemente intranscedentes servem para fortalecer o núcleo, geram confiança e tem impacto para as empresas participantes. O registro regular das atividades de forma sistemática forma um banco de dados valioso que ajuda a criar acervo e serve de referencia para novas atividades e para os novos consultores, além de ser uma guia do que fazer e do que não fazer.

Uma forma de estimular o registro dos casos de sucesso é reconhecer publicamente estes exemplos e dando publicidade promover o consultor, a ACE e o próprio núcleo.

14.- Humorometro. Consolidado, por núcleo, por consultor.

Um indicador pouco usado e as vezes pouco compreendido é o humorometro que esta nas memorias (atas) das reuniões do núcleo. Tabular os resultados e comparar os resultados por núcleo e por consultor proporciona indicadores interessantes de satisfação do cliente. É comum que alguns consultores alcancem maiores índices de satisfação dos empresários que outros. Indicadores positivos devem ser elogiados e os negativos devem levar o coordenador ou o diretor do Empreender a averiguar o motivo, quando evidenciem um padrão. Ter os dados e não usa-los como ferramenta de avaliação é um erro comum na maioria de projetos. Entendendo porem o seu peso e não utilizando este indicador isoladamente, deve ser sempre usado relacionando-o com outros.

15.- Avaliação de atividades. Avaliação de cada atividade. Avaliação do formador. Avaliação de impacto e avaliação dos objetivos previstos em comparação aos resultados obtidos.

Todas as atividades devem ser avaliadas, no caso do Empreender e pela característica especial da relação de longo prazo que existe entre os empresários, o consultor e a ACE, as avaliações tem um caráter único. Em geral as ACEs quando oferecem algum serviço ou curso, avaliam só no final, mas não há uma avaliação depois de 3, 6 ou mais meses, porque o grupo alvo não segue participando de forma unida. Nos núcleos é possível avaliar uma atividade no momento em que finaliza, e também tempo depois e é esta a avaliação mais importante porque permite medir o impacto. Aquele curso de custos por exemplo, quando avaliado ainda na sala de aula o resultado será um. Mas qual será o resultado da avaliação depois de meio ano? Quantas das empresas que participaram do curso de fato implantaram o que aprenderam? Que mudou na sua forma de calculo? Que impacto teve nos preços ou nos processos? Qual era a margem de erro ou a diferença entre hoje e antes? Todos estes exemplos mostram como o trabalho com empresas que participam de núcleos é diferente da forma tradicional de trabalhar com empresários. Assim quando se faz o planejamento das atividades do núcleo para um ano é necessário incluir também as avaliações de médio e longo prazo. Teremos assim indicadores melhores e com mais credibilidade. Poderemos medir o impacto.

A avaliação de formador, treinador, instrutor deve também ser feita após o curso ou a atividade e um tempo depois, medindo o efetivamente aprendido, implantado e incorporado pelo empresário. É comum que boas avaliações imediatamente pôs curso não se traduzam depois em impacto o aprendizado ou aproveitamento real do tema abordado. O objetivo final é também manter um cadastro em que os melhores prestadores de serviços sejam priorizados na hora da contratação. Assim além do componente preço, ter indicadores de qualidade e desempenho terá um efeito positivo sobre o núcleo.