Building a raft

Los nucleos y el COVID19

CCQ: La gestión de los Núcleos en época de COVID19

La CCQ cuenta con una oferta de beneficios para socios y servicios con tratamientos preferenciales, entre estos, la Gestión de Núcleos Empresariales, que ha debido adaptarse al igual que la Cámara, todos los sectores económicos y todas las actividades de la humanidad. Sin ningún antecedente sobre una situación similar, la adaptación e innovación como muchos de estos fenómenos se han realizado en base al análisis de perspectivas, tendencias, información, decisiones tomadas en otras latitudes, entre otros criterios.

                                                                                                                                       

Una circunstancia frecuente es que las MIPYMES son vulnerables, no están protegidas tampoco cuentan con políticas de fomento y que el ambiente de negocios es bastante hostil especialmente en Ecuador, además requieren apoyo en temas estructurales anteriores a la crisis y para la pos cuarentena.

En función de esta evidencia, la CCQ ha reforzado sus servicios sobre la base de la cadena de valor de las empresas asociadas, por ejemplo: realizar acciones para mejorar la gestión de abastecimiento, mejoramiento del proceso central como transformación, venta y/o prestación de servicio y se ha concentrado con especial énfasis en la comercialización, a continuación se detallan las acciones emprendidas:

Al inicio de la crisis se decidió mantener comunicación constante mediante información oficial sobre el avance de la pandemia en el país; posteriormente se enfocaron los esfuerzos en crear nuevos chats específicos para los empresarios que demanden Asesoría Jurídica con el equipo de abogados de la CCQ en los temas de código de trabajo, plataforma de manejo de contratos, tributación, seguridad social, entre otros; sin un horizonte de tiempo para el restablecimiento de operaciones “normales” se decidió darle más énfasis a conversatorios sobre los temas que se identificaron como los principales problemas, y sobre los que ya se había planificado y/o realizado gestiones; entre los que destacan: marketing digital, estrategias de comunicación, publicidad y ventas, gestión de redes sociales, branding, fuentes de financiamiento; charlas sobre los procesos de selección de proveedores; esquemas de mejoramiento de negociaciones con los proveedores: incluidas presentaciones y ruedas de negocios; y recomendación sobre buenos servicios.

Debido al agravamiento de la crisis se han ido incorporando otras acciones, entre las que destacan la realización de charlas para identificar oportunidades, fortalecer oferta de valor, mejoramiento de productos - servicios; conversatorios sobre mecanismos de financiamiento y procesos de postulación a créditos; catálogos digitales, videos con mensajes para la crisis y pos crisis, y anuncios del servicio “DELIVERY” (especialmente los recién implementados), para difundirlos a los clientes y entre otros núcleos; inclusión de las empresas en la página facebook SOCIOSCCQ, grupo abierto para intercambio comercial, según algunos de los miembros de los Núcleos, atribuyen que al menos al 10% de sus ventas son en base a las gestiones del Núcleo y la CCQ; finalmente se han concretado acuerdos de trabajo con Quito Turismo, empresa pública que está interesada en promocionar las acciones de las empresas del sector.

En adelante se está enfocando las temáticas que se han identificado como prioritarias:

- Bioseguridad especialmente enfocada para los alimentos y a las empresas enfocadas en medicina y veterinaria

- Medidas de reforzamiento de Buenas Prácticas de Manufactura

- Análisis e implementación de herramientas de ventas incluido el Delivery realizado por las apps y especialmente enfocado en la implementación por cada empresa en caso de estar mediante un conversatorio sobre la implementación en el que los gerentes han intercambiado sobre proceso que han implementado el nuevo servicio de entrega a domicilio, las etapas críticas y consejos sobre la experiencia vivida

- Medidas que se deben tomar para iniciar operaciones, especialmente porque varios restaurantes cerraron sus operaciones al inicio de cuarentena y otros han iniciado la apertura en el transcurso de estas semanas, sin embargo un porcentaje superior al 60% aún no ha reiniciado su atención y servicio

- La generación de la plataforma de comercio electrónico https://cuandovolvamos/ con la finalidad de promover la venta de bienes y servicios, para la época pos cuarentena

- Se han diseñado propuestas para cooperantes internacionales pos crisis, para la generación de cadenas de valor especialmente en agro alimentos, servicios enfocados en bienestar, entre otras.

Algo valioso es que se ha desarrollado con el tiempo en contra y gracias al compromiso del equipo de la CCQ trabajando desde casa.

Marcelo Aleman

Coordinador de Proyectos – Núcleos Empresariales

Cámara de Comercio de Quito

Reuniones presenciales o virtuales (ESP)

Presencial vs virtual

“Offline gatherings (like tech/startup events) enable serendipity and the opportunity to build strong personal connections.

This can't really be recreated with an online event. “

Thomas Ohr

La metodología de núcleos empresariales se basa en dos pilares clave, el primero es la generación de capital social entre los empresarios que participan en el núcleo para que puedan desarrollar la confianza, que les permita compartir información, colaborar e incluso hacer inversiones juntos. El núcleo es ante todo un ambiente de trabajo en el que los empresarios crean una relación social, en un espacio común, en el que el grupo identifica objetivos comunes que para ser alcanzados necesitan de acciones colectivas. El segundo pilar es metodológico con el uso de un conjunto de herramientas conocidas, que permiten alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las etapas. No hay nada nuevo, ni revolucionario en los instrumentos que se utilizan. La diferencia es la forma, la secuencia en que se usan y los resultados que se obtienen en el núcleo.

La lluvia de ideas y el autodiagnóstico son herramientas conocidas que los consultores y consejeros han utilizado y dominado durante mucho tiempo. No es la lluvia de ideas lo que marca la diferencia en el enfoque de Núcleo, pero el punto principal es la discusión que se origina a partir del ejercicio. El uso del metaplan permite discutir abiertamente y de manera directa, lo que explica por qué algunas actividades solo se puedan hacer cara a cara.

Incluso antes de la pandemia de COVID19, los consejeros de núcleo de todo el mundo ya proponían celebrar reuniones virtuales, algunos incluso propusieron formar grupos de WhatsApp, para discutir todo a través de WhatsApp u otras aplicaciones con las que es posible celebrar reuniones virtuales. No es ningún secreto que la nueva generación cree que todo se puede resolver en modo virtual. Incluso hay aplicaciones para facilitar las reuniones entre chicos y chicas que buscan una relación y funciona. Pero hay un momento en que tanto chicos como chicas quieren conocerse mejor y pasar de lo virtual a lo presencial. Sin una reunión virtual, la relación tendrá muchas dificultades para perdurar en el tiempo.

La atracción por lo virtual no es nueva, aparenta ser más fácil. Tenemos la impresión de que da menos trabajo, no es necesario viajar, no se necesitan salas, a veces podemos celebrar reuniones mientras estamos en diferentes ciudades al mismo tiempo. Funciona, no hay duda. En los días de hoy con la pandemia, las restricciones a viajes y el confinamiento social, todos hemos tenido la oportunidad de participar de decenas de reuniones virtuales, con participantes en diferentes países, incluso en diferentes continentes o hemisferios. Funciona y se puede hacer bajo ciertas condiciones, para reuniones informativas, para compartir puntos de vista o incluso para tomar decisiones estratégicas. Pero para que se pueda convertir en un modelo válido y validado, debemos entender que existen requisitos previos y que no sirve para todo.

Entre los puntos que se deben tomar en cuenta, está el que todos los participantes tengan un nivel de conocimiento y confianza bastante alto de los temas a ser tratados.  Debe preexistir un grado de interacción previo entre los participantes del núcleo para poder avanzar. El grupo debe haber alcanzado un nivel medio de capital social. Suficiente como para poder negociar en grupo, tomar decisiones, incluso estar en desacuerdo y tener la capacidad de debatir con conocimiento y un buen nivel de tolerancia y comprensión, algo que solo se puede lograr después de meses o años de vida del núcleo. Debe entenderse que la tecnología aún no ha llegado al punto de poder reemplazar el contacto físico, mirarse a los ojos, entender las sutilezas, leer el lenguaje corporal y todos los elementos que son determinantes en la comunicación. La tecnología puede ayudar mucho a reducir la cantidad de viajes, reducir la cantidad de reuniones de información, que pueden sustituirse fácilmente por reuniones virtuales. Las actividades de capacitación teórica ya se han realizado durante varios años a distancia, no son una novedad y comenzaron a ser una práctica frecuente en algunos núcleos durante la pandemia.

En Marruecos y como parte del proyecto TAM III, sequa ya ha realizado talleres informativos y de capacitación para asociaciones y asesores remotos, el resultado es que para reuniones informativas donde hay un expositor y los participantes hacen preguntas después de la presentación, este modelo funciona bastante bien, con grupos de consejeros o de presidentes de asociaciones, con un cierto nivel de conocimiento de la tecnología y la infraestructura de TI requeridas. Los talleres de capacitación mostraron mejores resultados con grupos más pequeños, menos de 10 personas.

En los otros países con núcleos en funcionamiento de manera permanente, y tomando como referencia grupos de empresarios que tienen más de 1.5 años de vida asociativa en el núcleo, las reuniones virtuales fueron posibles por un corto período de tiempo. Los primeros dos o tres meses, después de este período, los empresarios pierden el interés en participar y la dinámica cae rápidamente. Para reuniones informativas rápidas, esto es perfectamente factible y debe incorporarse a la metodología de inmediato.

Para las reuniones de levantamiento de los problemas, que se hace de forma muy participativa y utilizando metaplan y brainstorm, para el ejercicio de autodiagnóstico, el desarrollo de planes de acción donde es necesario contar con una participación activa del emprendedor, donde las discusiones deben estar claramente registradas y visibles para todos y donde la participación activa es imprescindible y se requiere el debate con la participación de todos, los núcleos con el que intentaron los consejeros hacer las reuniones de forma virtual no tuvieron éxito.

Tabla de orientación para el uso del modo virtual.

Actividad	Sugerido	Posible con atención	No recomendado
Formación teórica de corta duración		X
Formación teórica de duración media			X
Formación practica			X
Levantamiento de problemas			X
Autodiagnostico			X
Reunión informativa	X
Reunión R0		X
Elaboracion de planes de acción			X
Reuniones de planificación (*)		X	X
Reuniones de evaluación		X
Presentación de productos y servicios (*)		X	X
Preparación y organización de misiones tecnicas		X
Visitas de Benchmarking virtuales			X

(*) Ver caso por caso. La decisión dependerá de la complejidad de las actividades propuestas.

La lista de actividades analizadas proviene de parte del intercambio reciente con núcleos en Albania, Brasil, Ecuador, Perú y Colombia.

En todos los casos, los consejeros de núcleos y los coordinadores informaron sobre un alto grado de fatiga y pérdida de interés de los miembros del núcleo para este modelo virtual. Los empresarios han dejado claro que prefieren las reuniones cara a cara. Incluso hay núcleos que suspendieron por completo las reuniones durante la pandemia y solo quieren volver a reunirse después en el formato tradicional, presencial.

Presentiel vs virtuel

Présentiel vs virtuel

« Offline gatherings (like tech/startup events) enable serendipity and the opportunity to build strong personal connections.

This can't really be recreated with an online event. “

Thomas Ohr

L´approche nucleus est basée en deux piliers clés, le premier est la création du capital social entre les entrepreneurs qui participent des nucleus pour qu’ils arrivent à développer la confiance nécessaire pour partager des informations, collaborer et même faire des investissements ensemble. Le deuxième pilier est méthodologique avec l´utilisation des outils connus, il n´y rien de nouveau avec les instruments, la différence est la manière dont ils sont utilisés dans les nucleus.

Le brainstorming tout comme l’autodiagnostic sont des outils connus que les consultants et conseillers connaissent et maitrisent depuis longtemps. Ce n’est pas le brainstorming qui fait la différence dans l´approche Nucleus, mais le point est qu’on doit discuter ouvertement et d´une façon directe, ce qui explique  est pourquoi certaines activités ne peuvent être faites qu’en mode présentiel. 

Même avant la pandémie du COVID19, des conseillers dans tout le monde ont proposé de faire des réunions virtuelles, certains ont même proposé de faire des groupes WhatsApp, de tout discuter par WhatsApp ou d´autres apps avec lesquelles il est possible faire des réunions virtuelles. Ce n’est pas un secret que la nouvelle génération croit que tout peut se résoudre en mode virtuel. Il y a même des apps pour faciliter les rencontres entre garçons et filles qui cherchent une relation et ça marche. Mais il y a un moment où les garçons et les filles désirent se connaitre mieux et passent du virtuel au présentiel. Sans rencontre virtuelle, la relation ne peut pas se développer.

L’attrait pour le virtuel n’est pas nouveau, ça donne moins de travail, pas besoin de se déplacer, pas besoin de salles, parfois on peut faire des réunions en étant en même temps dans des villes différentes. Ça marchait, et aujourd’hui avec le COVID19 nous tous avons fait beaucoup de réunions avec des participants dans des pays différents, même des continents ou hémisphères différents. Ça marche et ça peut se faire dans certaines conditions, pour des réunions informatives, pour partager des points de vue, ou même pour prendre des décisions stratégiques. Mais pour que soit un modèle valable et validé il faut comprendre que il faut qu´il y a des prérequis.

Entre les points qu’il faut avoir, il faut qu’il y ait un niveau assez fort et développé de connaissance et confiance entre les participants du nucleus pour pouvoir avancer. Il faut que le groupe ait développé du capital social. Du capital social suffisant pour arriver à pouvoir faire des négociations groupées, prendre des décisions, même pour ne pas être d´accord et avoir la capacité de débattre avec connaissance et un bon niveau de tolérance et compréhension, quelque chose qui ne peut être atteint qu’après des mois ou des années de vie du nucleus.  Il faut comprendre que la technologie n´arrive pas encore au point de pouvoir substituer le contact physique, le regard yeux dans les yeux, mais la technologie peut aider beaucoup à réduire le nombre de déplacements, à réduire le nombre de réunions d´information, qui peuvent être facilement substituées par des réunions virtuelles. Des activités de formation théorique sont déjà faites depuis plusieurs années à distance, ne sont plus une nouveauté et ont commencé à être une pratique fréquente dans quelques nucleus pendant la pandémie.

Au Maroc et dans le cadre du projet TAM III, sequa a déjà fait des ateliers informatifs et de formation pour associations et conseillers à distance, le résultat est que pour les réunions informatives ou il y a un expositeurs et les participants posent des questions après la présentation ce modèle fonctionne assez bien, avec des groupes des conseillers ou des présidents d´associations, avec un certain niveau de connaissance de la technologie et de l´infrastructure informatique requise. Les ateliers de formation ont montré un meilleur résultat avec des groupes plus petits, moins de 10 personnes.  

Dans les autres pays avec des nucleus en fonctionnement régulier, toujours avec des groupes d´entrepreneurs qui on plus de 1,5 années de vie, les réunions virtuelles ont été possibles pendant une courte durée de temps. Les deux ou trois premiers mois, après cette période les entrepreneurs perdent leur intérêt à participer et la dynamique tombe rapidement. Pour les réunions informatives rapides c´est parfaitement faisable et doit être incorporé à la méthodologie immédiatement.

Pour le relèvement des problèmes, l’autodiagnostic, l´élaboration de plans d´action ou il est nécessaire d’avoir une participation active de l´entrepreneur, où les discussions doivent être clairement enregistrées et visibles pour tous et où la participation active et le débat est requis avec la participation de tous, les nucleus avec lesquels les conseillers ont essayé n´ont pas réussi.

Tableau d’orientation pour l’usage du mode virtuel

Activité	Recommandé	Possible avec attention	Non recommandé
Formation théorique de courte durée		X
Formation théorique de durée moyenne			X
Formation pratique			X
Relèvement de problèmes			X
Autodiagnostic			X
Réunion informative	X
Réunion R0		X
Elaboration de plans d´action			X
Réunions de planification (*)		X	X
Réunions d´évaluation		X
Présentation de produits et services (*)		X	X
Préparation et organisation de missions techniques		X
Visites de Benchmarking virtuelles			X

(*) Voir cas para cas. Dépend beaucoup de la complexité des activités proposes.

La liste des activités analysées ressort d’une partie de l’échange récent avec des nuclei en Albanie, Brésil, Equateur, Pérou et Colombie.

Dans tous les cas les conseillers ont informé d’un degré élevé de fatigue et perte d´intérêt des membres du nucleus pour ce modèle virtuel. Ils ont clairement exprimé qu’ils préfèrent les réunions présentielles. Il y a des nucleus même qui ont arrêté complètement les réunions pendant la pandémie et ne veulent se réunir qu’après la pandémie en mode présentiel.