Reuniones presenciales o virtuales (ESP)

Presencial vs virtual

“Offline gatherings (like tech/startup events) enable serendipity and the opportunity to build strong personal connections.

This can't really be recreated with an online event. “

Thomas Ohr

La metodología de núcleos empresariales se basa en dos pilares clave, el primero es la generación de capital social entre los empresarios que participan en el núcleo para que puedan desarrollar la confianza, que les permita compartir información, colaborar e incluso hacer inversiones juntos. El núcleo es ante todo un ambiente de trabajo en el que los empresarios crean una relación social, en un espacio común, en el que el grupo identifica objetivos comunes que para ser alcanzados necesitan de acciones colectivas. El segundo pilar es metodológico con el uso de un conjunto de herramientas conocidas, que permiten alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las etapas. No hay nada nuevo, ni revolucionario en los instrumentos que se utilizan. La diferencia es la forma, la secuencia en que se usan y los resultados que se obtienen en el núcleo.

La lluvia de ideas y el autodiagnóstico son herramientas conocidas que los consultores y consejeros han utilizado y dominado durante mucho tiempo. No es la lluvia de ideas lo que marca la diferencia en el enfoque de Núcleo, pero el punto principal es la discusión que se origina a partir del ejercicio. El uso del metaplan permite discutir abiertamente y de manera directa, lo que explica por qué algunas actividades solo se puedan hacer cara a cara.

Incluso antes de la pandemia de COVID19, los consejeros de núcleo de todo el mundo ya proponían celebrar reuniones virtuales, algunos incluso propusieron formar grupos de WhatsApp, para discutir todo a través de WhatsApp u otras aplicaciones con las que es posible celebrar reuniones virtuales. No es ningún secreto que la nueva generación cree que todo se puede resolver en modo virtual. Incluso hay aplicaciones para facilitar las reuniones entre chicos y chicas que buscan una relación y funciona. Pero hay un momento en que tanto chicos como chicas quieren conocerse mejor y pasar de lo virtual a lo presencial. Sin una reunión virtual, la relación tendrá muchas dificultades para perdurar en el tiempo.

La atracción por lo virtual no es nueva, aparenta ser más fácil. Tenemos la impresión de que da menos trabajo, no es necesario viajar, no se necesitan salas, a veces podemos celebrar reuniones mientras estamos en diferentes ciudades al mismo tiempo. Funciona, no hay duda. En los días de hoy con la pandemia, las restricciones a viajes y el confinamiento social, todos hemos tenido la oportunidad de participar de decenas de reuniones virtuales, con participantes en diferentes países, incluso en diferentes continentes o hemisferios. Funciona y se puede hacer bajo ciertas condiciones, para reuniones informativas, para compartir puntos de vista o incluso para tomar decisiones estratégicas. Pero para que se pueda convertir en un modelo válido y validado, debemos entender que existen requisitos previos y que no sirve para todo.

Entre los puntos que se deben tomar en cuenta, está el que todos los participantes tengan un nivel de conocimiento y confianza bastante alto de los temas a ser tratados.  Debe preexistir un grado de interacción previo entre los participantes del núcleo para poder avanzar. El grupo debe haber alcanzado un nivel medio de capital social. Suficiente como para poder negociar en grupo, tomar decisiones, incluso estar en desacuerdo y tener la capacidad de debatir con conocimiento y un buen nivel de tolerancia y comprensión, algo que solo se puede lograr después de meses o años de vida del núcleo. Debe entenderse que la tecnología aún no ha llegado al punto de poder reemplazar el contacto físico, mirarse a los ojos, entender las sutilezas, leer el lenguaje corporal y todos los elementos que son determinantes en la comunicación. La tecnología puede ayudar mucho a reducir la cantidad de viajes, reducir la cantidad de reuniones de información, que pueden sustituirse fácilmente por reuniones virtuales. Las actividades de capacitación teórica ya se han realizado durante varios años a distancia, no son una novedad y comenzaron a ser una práctica frecuente en algunos núcleos durante la pandemia.

En Marruecos y como parte del proyecto TAM III, sequa ya ha realizado talleres informativos y de capacitación para asociaciones y asesores remotos, el resultado es que para reuniones informativas donde hay un expositor y los participantes hacen preguntas después de la presentación, este modelo funciona bastante bien, con grupos de consejeros o de presidentes de asociaciones, con un cierto nivel de conocimiento de la tecnología y la infraestructura de TI requeridas. Los talleres de capacitación mostraron mejores resultados con grupos más pequeños, menos de 10 personas.

En los otros países con núcleos en funcionamiento de manera permanente, y tomando como referencia grupos de empresarios que tienen más de 1.5 años de vida asociativa en el núcleo, las reuniones virtuales fueron posibles por un corto período de tiempo. Los primeros dos o tres meses, después de este período, los empresarios pierden el interés en participar y la dinámica cae rápidamente. Para reuniones informativas rápidas, esto es perfectamente factible y debe incorporarse a la metodología de inmediato.

Para las reuniones de levantamiento de los problemas, que se hace de forma muy participativa y utilizando metaplan y brainstorm, para el ejercicio de autodiagnóstico, el desarrollo de planes de acción donde es necesario contar con una participación activa del emprendedor, donde las discusiones deben estar claramente registradas y visibles para todos y donde la participación activa es imprescindible y se requiere el debate con la participación de todos, los núcleos con el que intentaron los consejeros hacer las reuniones de forma virtual no tuvieron éxito.

Tabla de orientación para el uso del modo virtual.

Actividad	Sugerido	Posible con atención	No recomendado
Formación teórica de corta duración		X
Formación teórica de duración media			X
Formación practica			X
Levantamiento de problemas			X
Autodiagnostico			X
Reunión informativa	X
Reunión R0		X
Elaboracion de planes de acción			X
Reuniones de planificación (*)		X	X
Reuniones de evaluación		X
Presentación de productos y servicios (*)		X	X
Preparación y organización de misiones tecnicas		X
Visitas de Benchmarking virtuales			X

(*) Ver caso por caso. La decisión dependerá de la complejidad de las actividades propuestas.

La lista de actividades analizadas proviene de parte del intercambio reciente con núcleos en Albania, Brasil, Ecuador, Perú y Colombia.

En todos los casos, los consejeros de núcleos y los coordinadores informaron sobre un alto grado de fatiga y pérdida de interés de los miembros del núcleo para este modelo virtual. Los empresarios han dejado claro que prefieren las reuniones cara a cara. Incluso hay núcleos que suspendieron por completo las reuniones durante la pandemia y solo quieren volver a reunirse después en el formato tradicional, presencial.